Bien choisir son assistante virtuelle : 10 questions essentielles à poser

Vous êtes thérapeute, coach santé ou praticien bien-être, et vous sentez que vos journées ne suffisent plus pour tout gérer ? Entre vos patients, vos clients et les tâches administratives ou digitales, la charge devient parfois étouffante. À ce stade, beaucoup de professionnels commencent à envisager l’idée de s’entourer : pourquoi pas une collaboratrice, et plus précisément choisir son assistante virtuelle comme véritable partenaire ?

Mais comment être sûr de faire le bon choix ? Le défi n’est pas seulement de déléguer, mais de trouver la bonne personne : celle qui comprendra vos besoins, respectera vos valeurs et saura devenir un vrai soutien dans votre activité. Pour vous aider, j’ai rassemblé 10 questions essentielles à poser en entretien. Et pour chaque question, je partage un exemple de réponse que je pourrais vous donner en tant qu’assistante spécialisée dans la santé et le bien-être.

#1 Quelles sont tes compétences principales ? Et quelles missions ne fais-tu pas ?

Pourquoi c’est important : pour éviter toute ambiguïté et vérifier que l’AV correspond à vos besoins réels.

💬 Exemple de réponse : « Je suis spécialisée dans l’organisation, la coordination et la communication digitale pour les professionnels du bien-être. Concrètement, j’accompagne mes clients dans la gestion de leur relation client (emails, suivi, planification), la coordination de leurs projets (lancements de programmes, webinaires, événements), et la mise en place d’outils d’organisation qui leur font gagner du temps. Je prends aussi en charge des missions de communication digitale comme la planification et la programmation de contenus sur Instagram ou Pinterest, la création de visuels simples et harmonisés sur Canva, ou encore la mise en place de newsletters.

En revanche, je ne propose pas de design graphique avancé, ni de développement technique complexe. Je ne suis pas non plus rédactrice professionnelle, même si je peux relire, optimiser ou adapter des textes existants pour mes clients réguliers. Mon objectif est avant tout de structurer et fluidifier leur activité ».

#2 Quels sont les horaires de travail et ta disponibilité?

Pourquoi c’est important : pour s’assurer d’une bonne synchronisation avec votre rythme de travail.

💬 Exemple de réponse : « Je suis disponible du lundi au vendredi, principalement entre 9h et 16h. J’ai choisi de travailler en indépendante pour garder une flexibilité dans mon organisation, tout en garantissant une communication claire avec mes clients : je préviens toujours à l’avance lorsqu’un créneau devient indisponible. Mon objectif est de rester fiable et présente, tout en optimisant le temps que je consacre à vos projets. »

#3 Quels outils et canaux de communication utilises-tu?

Pourquoi c’est important : la fluidité de la collaboration repose sur des outils partagés.

💬 Exemple de réponse : « Je privilégie l’email et WhatsApp pour les échanges rapides, et Zoom pour les briefings stratégiques. Pour la gestion des projets, j’utilise Notion (vision globale et suivi des contenus) et Airtable (organisation plus structurée et bases de données). Cela me permet d’assurer un suivi fluide et transparent avec mes clients. Bien sûr, je m’adapte facilement à vos outils si vous en avez déjà en place ».

#4 Comment préfères-tu être rémunérée? A quel rythme?

Pourquoi c’est important : poser une base claire dès le départ évite les malentendus.

💬 Exemple de réponse : « Je fonctionne exclusivement au forfait, car c’est plus simple et plus transparent pour mes clients comme pour moi. Sur mon site, je propose trois packs adaptés aux besoins les plus fréquents. Cela permet de savoir exactement ce qui est inclus, de suivre facilement les missions et d’éviter les mauvaises surprises. Le règlement s’effectue par virement bancaire : 30 % d’acompte au démarrage, puis le solde de 70 % à la fin de la mission. Je facture via mon statut de micro-entrepreneure. »

#5 Que fais-tu si une tâche dépasse tes compétences?

Pourquoi c’est important : pour tester l’autonomie et la transparence.

💬 Exemple de réponse : « Je cherche d’abord une solution de mon côté. Si ce n’est pas rentable en temps pour vous, je vous en informe rapidement et je propose une alternative ou un prestataire fiable. »

#6 Et si tu comprends mal une consigne? 

Pourquoi c’est important : pour savoir si l’AV ose poser des questions plutôt que d’avancer dans la mauvaise direction.

💬 Exemple de réponse : « Je préfère clarifier immédiatement. Je reformule la consigne pour être sûre d’avoir bien compris. Cela évite les pertes de temps et les frustrations. »

#7 Que fais-tu si tu es surchargée ou que tu ne peux pas respecter un délai?

Pourquoi c’est important : la transparence et la gestion des priorités sont essentielles.

💬 Exemple de réponse : « Je m’efforce toujours de respecter les délais. Si une urgence survient, je vous en parle immédiatement et nous adaptons l’échéancier. La vérité prime, même si ce n’est pas confortable. »

#8 Et si ta connexion internet ou ton ordinateur tombe en panne ?

Pourquoi c’est important : une bonne AV doit avoir un plan B.

💬 Exemple de réponse : « J’ai une bonne connexion sur mon téléphone, un ordinateur de secours et la possibilité de travailler dans un espace Wi-Fi en cas d’imprévu. Je préviens toujours immédiatement en cas de problème. »

#9 As-tu déjà proposé à un client une méthode différente ?

Pourquoi c’est important : une AV proactive peut faire gagner du temps et améliorer vos résultats.

💬 Exemple de réponse : « Oui, souvent. Par exemple, j’ai conseillé à une naturopathe de recycler ses posts Instagram en carrousels pour Pinterest et en mini-newsletters. Cela a augmenté son trafic et son engagement. »

#10 As-tu des questions pour moi? 

Pourquoi c’est important : une bonne assistante s’intéresse à vous, pas seulement aux tâches.

💬 Exemple de questions d’AV :

• « Qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton métier ? »
• « Quelle est ta vision à 6 mois ? »
• « Quelle tâche aimerais-tu vraiment déléguer en priorité ? »

En conclusion, choisir son assistante virtuelle ne se limite pas à déléguer des tâches. C’est un véritable investissement dans votre activité, votre sérénité et votre croissance. Les 10 questions que nous avons vues vous permettent d’aller au-delà des compétences techniques pour identifier si la personne en face de vous sera une simple exécutante… ou une véritable partenaire stratégique, capable de comprendre vos enjeux et de vous épauler dans la durée.

Prendre le temps de poser ces questions, c’est aussi vous donner les moyens de trouver une collaboratrice fiable, organisée, proactive et alignée avec vos valeurs. Car une bonne assistante virtuelle n’allège pas seulement votre charge de travail : elle vous aide à avancer plus vite, plus sereinement, et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment: vos clients et votre mission.