Pourquoi travailler avec une assistante virtuelle ?

L’Assistanat virtuel : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’unE assistantE virtuelLE ?

Les assistantes virtuelles sont des professionnelles indépendantes qui offrent leurs services à distance. Cela signifie qu’elles gèrent leur propre entreprise et sont responsables de leur propre gestion administrative, fiscale et commerciale. En tant qu’indépendantes, les assistantes virtuelles peuvent choisir leurs clients, fixer leurs tarifs, définir leurs propres horaires de travail et offrir une gamme variée de services administratifs, commerciaux et créatifs à distance.

Ces professionnelles peuvent choisir de se spécialiser dans l’accompagnement des entrepreneurs en ligne, en mettant l’accent sur des compétences telles que la création de formations (e-learning), la gestion de newsletters, d’emailing, le référencement naturel et la stratégie webmarketing. Parallèlement, elles peuvent également proposer des services d’assistanat administratif et commercial à distance aux petites et moyennes entreprises. Cela englobe des tâches telles que la gestion de l’agenda, la communication avec les clients et le suivi commercial. Toutefois, je pense que, dans ce second cas, les compétences digitales demeurent indispensables, car la visibilité sur Internet est essentielle pour tous les entrepreneurs d’aujourd’hui.

Assistanat virtuel : travailler de chez soi et ailleurs

L’assistante freelance réalise ses missions d’assistanat à son domicile ou ailleurs, mais plus précisément, à l’extérieur du bureau du client. Les outils d’aujourd’hui sont tellement nombreux que cette professionnelle peut accéder à distance aux dossiers de partage, planifier des rendez-vous, des appels téléphonique ou réserver des déplacements. Les esprits et les tendances évoluent, surtout depuis la pandémie. Une assistante peut travailler, tant qu’elle a son ordinateur et un accès à Internet.

Quelques outils de base d’une assistante Web

Dans l’assistanat virtuel, les compétences traditionnelles se métamorphosent pour s’adapter à l’univers numérique. L’assistante virtuelle doit être à l’aise avec les technologies numériques, la gestion en ligne, la communication à distance et d’autres aspects propres à ce mode de travail innovant. En me formant pour devenir assistante virtuelle, j’ai découvert de nombreux outils. Je ne me rappelle plus si cela m’avait effrayé ou passionné? Je dirais un peu des deux à la fois ! Ce sont des outils certainement inconnus du monde de l’assistanat traditionnel ! La difficulté n’est pas forcément de les connaitre mais comme chaque entrepreneur a ses préférences, je dirais que le défi pour l’assistante web est de s’adapter :

• Time Tracking : ce n’est pas toujours évident de visualiser où passe notre temps. L’intégration d’outils tel que Toggl Track ou Clockify (outils gratuits) est donc une solution intéressante pour mieux comprendre notre façon de travailler, optimiser notre emploi du temps et justifier efficacement de notre temps auprès des clients qui le demandent. Il faut juste prendre l’habitude ne pas oublier d’appuyer sur PLAY ou PAUSE !

• Meta Business Suite et Tailwind sont les outils gratuits que j’utilise, personnellement, pour organiser mes programmations de posts Facebook, Instragram et Pinterest. Plus les assistantes sont expérimentées et plus elles semblent se diriger vers des outils plus développés tels que Hootsuite ou AgoraPulse (outils payants).

• Cal.com est l’outil gratuit que j’utilise actuellement pour la prise de rendez-vous. J’avais apprécié SimplyBook.me mais, avec la version gratuite, il fallait mettre à jour mon profil chaque mois. 

• MailChimp a été ma toute première plateforme de marketing par e-mail. Simple d’utilisation et gratuit lorsqu’on débute. J’ai par la suite utilisé MailerLite dans le cadre d’une formation. J’ai remarqué que j’avais plus de facilité avec cette seconde plateforme que je trouve plus intuitive. C’est un avis complètement personnel !

• Canva : c’est mon outil chouchou ! Même si la version gratuite est vraiment utile, pour aller plus loin, sans frustration, j’ai choisi de prendre l’abonnement mensuel de 11€/mois. Canva me permet de créer des publications pour les réseaux sociaux mais aussi de superbes présentations PowerPoint et des infographies. Il me permet aussi de créer et monter des vidéos sympas et professionnelles. L’IA a été intégrée à Canva: cela me permet de générer mes images comme les images aquarelle de ce site.

• Google Keep / Notion / Bullet Journal : J’aime le papier tout comme les nouvelles technologies ! J’utilise mon agenda qui est mon bullet journal. Je suis souvent dans mes pensées et j’aime dessiner à ces moments là. Cela est un instant de détente. De l’autre côté, il y a les outils numériques. Pour quelqu’un qui a toujours aimé les post-it, Google Keep est une bonne alternative pour éviter de gâcher du papier et pouvoir écrire ses pensées à tout moment, faire ses to-do-listes au quotidien. J’utilise Notion pour l’organisation de mes projets et visualiser mes objectifs. Mon bullet journal est posé, ouvert, sur mon bureau tout comme le sont Google Keep et Notion, ouverts à l’écran !

• Microsoft office 365 / Google Workspace: j’utilise depuis toujours les produits Microsoft (payant). Il m’était normal de continuer à utiliser les logiciels Word, Excel ou PowerPoint. J’apprécie que Microsoft et Google à la fois proposent des solutions sécurisées mais aussi, la possibilité de travailler à distance et d’enregistrer les fichiers sur les cloud. J’ai tout de même aussi un disque dur externe pour enregistrer mes fichiers en sécurité.

• Zoom / Google Meet / WhatsApp / Skype : Il y a dorénavant de nombreux outils pour communiquer facilement à distance. Notre appel découverte peut d’ailleurs être un appel en visio !

Avantages de faire appel à une assistante freelance

Les entrepreneurs tirent un avantage économique majeur de l’assistanat à distance, leur évitant d’embaucher un salarié à plein temps. Pas de matériel à fournir, ni de bureau, ni de charges. Seules les heures de travail sont facturées. La délégation des tâches (guide pratique sur la délégation à télécharger ci-dessous) peut parfois être difficile à se mettre en place mais on se rend très vite compte qu’il peut être plus rentable de confier certaines missions plus chronophages à une personne compétente. Enfin, travailler à distance peut sembler solitaire. Une assistante virtuelle est une collaboratrice sur laquelle vous pouvez compter et avec qui vous pouvez établir une relation de confiance.

Gagner la confiance : le défi des assistantes indépendantes

Le contexte dans lequel travaille une assistante, à son compte, n’est pas le même exactement que celui d’une assistante « traditionnelle ». Quand une assistante est salariée, le manager a généralement moins d’inquiétudes quant à la confiance à accorder. L’assistante est déjà intégrée dans la structure et la culture de l’entreprise. Le responsable peut la superviser directement, lui donner des directives et évaluer son travail de manière régulière. En revanche, une assistante indépendante qui travaille à distance est une prestataire de services. Le client doit faire preuve d’une plus grande confiance. Cette confiance repose sur la capacité de l’assistante virtuelle à fournir un soutien professionnel et efficace mais aussi sur la qualité des informations transmises par le client pour une bonne exécution des tâches.

Le Pouvoir de l’Adaptabilité et des Compétences

L’assistanat virtuel : un besoin de polyvalence

Ce que j’ai toujours adoré dans ce métier, qui donnait du sens à mon quotidien, c’est la polyvalence et le besoin de mettre à jour régulièrement ses compétences. Selon moi, la polyvalence est un atout majeur de l’assistante. Elle est capable de s’adapter à différents secteurs et à diverses entreprises, apportant son expertise pour améliorer les opérations au quotidien.

L’impact des compétences dans la coordination commerciale

Lors de mon dernier poste dans la coordination des ventes, j’étais en interaction avec les services internes, mais aussi avec les prestataires. Nous partagions la même vision et les mêmes valeurs, dans le but de créer un salon parfait. Au-delà de l’amour de notre travail, un lien solide s’était créé. Nous savions que nous pouvions compter les uns sur les autres pour offrir le meilleur résultat possible. C’est aussi cela, l’essence de l’assistanat : le travail d’équipe.

Conseils pour une collaboration réussie avec une assistante virtuelle

Une assistante indépendance a l’obligation du résultat, le client, lui, a l’obligation de fournir toutes les informations claire sur les tâches, leurs priorités et les deadlines à respecter. La communication est primordiale. Le client devra aussi s’assurer de donner suffisamment de temps pour accomplir les tâches et être disponible pour répondre aux questions.

Alors, pourquoi faire appel à une assistante virtuelle ?

Je lisais sur LinkedIn un article du Docteur Bree Sindian à propos de 3 statistiques commerciales pour lesquelles un entrepreneur aurait besoin d’une assistante virtuelle (source).

– Tout d’abord, elle indique que les assistantes virtuelles réduiraient les coûts d’exploitation de 78%. L’embauche d’une assistante web supprime les frais de loyer, les avantages sociaux et les dépenses d’équipement (matériel de bureau, téléphone, ordinateur, logiciels, fournitures de bureau).

– Le deuxième point qu’elle aborde est basé sur une étude de l’Université de Stanford. L’étude a révélé que les travailleurs, qui ont participé à l’expérience, ont déclaré être plus satisfaits de la configuration virtuelle ou du travail à domicile.

– Enfin, le dernier point : l’importance de la productivité. Une assistante virtuelle contribuerait à augmenter la productivité de 13 %. En déléguant des tâches, vous pouvez libérer votre temps pour vous concentrer sur des aspects plus essentiels de votre entreprise. Embaucher une assistante virtuelle semble être un point pertinent à envisager si vous cherchez des moyens de dynamiser votre entreprise.

Comparaison du Terme ‘Assistante Virtuelle’ entre les États-Unis et la France

« En pleine expansion depuis quelques années en France, et déjà en vogue aux États-Unis et au Japon, le métier d’assistante virtuelle offre une promesse alléchante : travailler depuis chez soi ou à l’étranger en préservant une vie professionnelle et privée équilibrée » (source : Assistant Plus). Lorsqu’il s’agit de décrire ces professionnelles indépendantes, le terme « virtuelle » est souvent employé, bien que son adoption ne soit pas encore totale en France. Pour mieux comprendre la situation, Ubersuggest nous permet de comparer le marché français de l’assistanat virtuel à celui des Etats-Unis, où ce terme semble avoir pris racine.

Volume de Recherche pour « Assistante virtuelle »

En effectuant une recherche sur Ubersuggest aux États-Unis, on constate que le terme « virtual assistant » enregistre un impressionnant volume de recherche mensuel de 40 500, sur une période d’un mois. En France, l’équivalent « assistante virtuelle » présente un volume bien plus modeste (1900 recherches). Cela montre à quel point le terme est plus populaire en Amérique.

Coût par clic (CPC) pour les annonces liées à l’assistanat virtuel

Le coût par clic représente le montant payé par les annonceurs à chaque interaction d’un utilisateur avec leur annonce dans les résultats de recherche payants. Aux États-Unis, le coût par clic est considérable, atteignant 12,22 $. En France, le CPC pour « assistante virtuelle » est plus bas, à seulement 0,78 €. Cette disparité peut s’expliquer par une demande plus élevée aux États-Unis et une concurrence plus intense.

Pour conclure

Que ce soit dans un environnement traditionnel ou virtuel, l’assistante démontre sa valeur en mettant en avant ses compétences et son adaptabilité aux besoins spécifiques. L’arguments de « gain de temps » et celui de « permettre au client de se concentrer sur son cœur de métier » sont indéniablement essentiels. Cependant, ils représentent seulement la première couche de l’expertise que nous apportons. Ainsi, en explorant les méandres de l’assistanat virtuel, nous réalisons que notre rôle est bien plus riche et diversifié. L’assistante virtuelle est une collaboratrice de confiance. Elle doit non seulement jongler avec ses missions mais comme tout créateur d’entreprise, elle doit aussi prendre soin de soi pour aller de l’avant. Si cela vous intéresse, je vous laisse lire mon article sur les 5 conseils pour entretenir un état d’esprit d’entrepreneure.